E-Mail Entwürfe
Wenn der Versandmodus auf Als Entwurf erstellen eingestellt ist, werden Follow-up-E-Mails nicht sofort versendet, sondern als Entwurf in Ihrem Outlook-Postfach erstellt. Auf der Seite E-Mail Entwürfe können Sie diese Entwürfe überprüfen, senden oder löschen.
Übersicht
Die Entwürfe-Seite zeigt eine Tabelle aller offenen Entwürfe:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Deal | Titel des Pipedrive-Deals |
| Person | Verknüpfte Kontaktperson |
| Track | Automatisierungs-Track (Kunde oder Lieferant) |
| E-Mail-Adresse des Empfängers |
Wenn keine offenen Entwürfe vorhanden sind, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
Entwurf ansehen
Klicken Sie auf das Augen-Symbol, um den Entwurf in einem Seitenpanel zu öffnen. Dort sehen Sie:
- An — Empfänger (Name und E-Mail-Adresse)
- Betreff — Betreffzeile der E-Mail
- Inhalt — Vollständiger E-Mail-Text, wie er versendet wird
Der Entwurf ist gleichzeitig in Ihrem Outlook-Ordner „Entwürfe" sichtbar. Änderungen, die Sie dort vornehmen, werden beim Versand über Vita-Drive.Ai übernommen.
Entwurf senden
Sie können einen Entwurf auf zwei Wegen senden:
- Aus der Tabelle — Klicken Sie auf das Senden-Symbol in der Aktionsspalte
- Aus der Vorschau — Öffnen Sie den Entwurf und klicken Sie auf Senden
In beiden Fällen erscheint ein Bestätigungsdialog mit den Deal-Details. Nach dem Versand wird der Entwurf aus der Liste entfernt und die Follow-up-Sequenz setzt automatisch mit dem nächsten Schritt fort.
Entwurf löschen
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol oder verwenden Sie den Löschen-Button in der Vorschau. Im Bestätigungsdialog können Sie über die Checkbox „Draft auch aus E-Mail-Konto entfernen" wählen, ob der Entwurf zusätzlich aus Ihrem Outlook-Postfach gelöscht werden soll. Ihre Auswahl wird für zukünftige Löschvorgänge gespeichert.
- Checkbox aktiviert (Standard): Der Entwurf wird sowohl aus Vita-Drive.Ai als auch aus Outlook entfernt
- Checkbox deaktiviert: Nur die Automation wird fortgesetzt — der Entwurf bleibt in Ihrem Outlook-Entwürfe-Ordner erhalten
Das Löschen eines Entwurfs stoppt nicht die Follow-up-Sequenz. Der nächste Schritt wird weiterhin planmäßig ausgeführt.
Automatische Verschiebung
Solange ein Entwurf nicht gesendet wurde, wird der nächste Follow-up-Schritt automatisch um 24 Stunden verschoben. Dies wiederholt sich, bis der Entwurf gesendet oder gelöscht wird. In der Automatisierungsübersicht erscheint dies als Follow-up verschoben.
Deep-Link aus der Automatisierung
Wenn Sie auf der Automatisierungsseite Entwurf senden klicken, werden Sie direkt zur Entwürfe-Seite weitergeleitet und der betroffene Entwurf wird hervorgehoben.
Automatische Aufräumung
Nicht gesendete Entwürfe können nach einer konfigurierbaren Frist automatisch aufgeräumt werden. Diese Funktion wird unter Einstellungen > Benutzer-Einstellungen > E-Mail-Versand aktiviert (nur sichtbar im Modus „Als Entwurf erstellen").
- Nach X Tagen — Entwürfe, die älter als der konfigurierte Wert sind (Standard: 7 Tage), werden automatisch bereinigt
- Aus Outlook entfernen — Optional kann der Entwurf auch aus dem Outlook-Postfach gelöscht werden
Nach dem Aufräumen wird die Follow-up-Sequenz mit dem nächsten Schritt fortgesetzt. In der Automatisierungsübersicht erscheint dies als Draft automatisch aufgeräumt.
Aktivieren Sie die automatische Aufräumung, wenn Sie den Entwurf-Modus nutzen, aber nicht jeden Entwurf manuell überprüfen möchten. So bleiben veraltete Entwürfe nicht ewig liegen.