Datenschutz & KI-Verarbeitung
Die Automation setzt ein KI-Modell für drei Aufgaben ein: die Einordnung eingehender Aktivitäten und E-Mails, das Erkennen echter Kundenantworten und das Entwerfen von Follow-up-E-Mails in Ihrem Schreibstil. Diese Seite beschreibt, welche Daten dabei verarbeitet werden — und was das KI-Modell nie im Klartext sieht.
Das Prinzip: Platzhalter statt Klarnamen
Bevor Text an das KI-Modell übermittelt wird, durchläuft er eine Pseudonymisierungsschicht. Sie läuft vollständig auf der Anwendungs-Infrastruktur in Frankfurt und basiert auf Microsoft Presidio (Open Source). Personenbezogene Angaben werden durch neutrale Platzhalter ersetzt — das KI-Modell arbeitet auf der Struktur des Textes, nicht auf identifizierbaren Personen. Die Antwort des Modells wird anschließend wieder zurückübersetzt.
Die Zuordnung zwischen Platzhaltern und Klartext existiert dabei ausschließlich für die Dauer der einzelnen Anfrage im Arbeitsspeicher. Sie wird nicht gespeichert und nicht protokolliert.
Beispiel:
Ihr Text:
Hallo Herr Mustermann, Ihre IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00
haben wir erhalten. Rückfragen gern an max@acme-gmbh.de.
Das sieht das KI-Modell:
Hallo Herr [Person1_Nachname], Ihre IBAN [IBAN1]
haben wir erhalten. Rückfragen gern an [Email1].
Welche Angaben ersetzt werden
Zwei Mechanismen greifen ineinander:
Bekannte Kontaktdaten — immer ersetzt. Name, Firma und E-Mail-Adresse des jeweiligen Kontakts sind dem System aus Pipedrive bekannt und werden vor jedem KI-Aufruf direkt durch Platzhalter ersetzt, ohne auf eine Erkennung angewiesen zu sein.
Erkannte Angaben im Freitext. Zusätzlich durchsucht die Pseudonymisierungsschicht den gesamten Text und ersetzt: weitere Personennamen, Firmennamen und Ortsangaben sowie — musterbasiert und damit sehr zuverlässig — E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs, Steuer-Identifikationsnummern, Steuernummern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Kreditkartennummern. Das deckt insbesondere die typischen Angaben in B2B-E-Mail-Signaturen ab.
Bewusst erhalten bleiben Datumsangaben und Links: Sie enthalten in der Regel keine Personenbezüge, sind aber als Kontext wichtig — etwa Liefertermine oder Verweise auf Dokumente.
Wenn die Pseudonymisierung nicht verfügbar ist
Hier gilt eine strikte Regel: Keine Pseudonymisierung, kein KI-Aufruf. Steht die Pseudonymisierungsschicht vorübergehend nicht zur Verfügung, wird der KI-Aufruf nicht etwa mit Klartext durchgeführt, sondern unterbleibt vollständig. Betroffene Vorgänge werden automatisch erneut versucht oder zur manuellen Prüfung markiert; die Vorgänge werden protokolliert.".
Speicherung & Protokolle
Die Platzhalter-Zuordnung wird — wie oben beschrieben — nie persistiert. Darüber hinaus gilt: Das Aktivitätsprotokoll enthält keine E-Mail-Adressen oder Betreffzeilen im Klartext; für die technische Zuordnung kommt ein Hash-Verfahren zum Einsatz. Das Schreibstil-Profil wird auf Basis pseudonymisierter E-Mails erstellt. Die für den Betrieb erforderlichen CRM-Daten (Deals, Kontakte) liegen in einer Datenbank in der EU-Region. Zugangsdaten zu Ihren angebundenen Diensten (Pipedrive, Microsoft 365) werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.
Hosting & Dienstleister
| Baustein | Anbieter | Standort |
|---|---|---|
| Anwendung & Pseudonymisierung | Codesphere | Frankfurt, Deutschland |
| Datenbank | Supabase | EU-Region |
| KI-Modell | Anthropic | USA — erhält ausschließlich pseudonymisierte Inhalte |
| E-Mail-Versand | Ihr eigenes Microsoft-365-Konto | gemäß Ihrer Microsoft-Konfiguration |
Inhalte, die an Anthropic übermittelt werden, werden dort nicht für das Training der Modelle verwendet und unterliegen begrenzten Aufbewahrungsfristen. Die vollständige Auftragsverarbeitungs-Dokumentation einschließlich Subunternehmerliste erhalten Sie im Rahmen des AV-Vertrags.
Einstellungen
Unter Einstellungen → App → Datenschutz & DSGVO finden Sie den Schalter für die PII-Anonymisierung. Sie ist standardmäßig aktiviert; eine Deaktivierung ist möglich, liegt jedoch in Ihrer Verantwortung als datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Zwei weitere Optionen sind dort bereits vorbereitet: eine menschliche Freigabe vor dem Versand generierter E-Mails sowie ein KI-Hinweis im E-Mail-Footer (Transparenz nach Art. 50 EU-AI-Act).
Häufige Fragen
Sieht das KI-Modell die Namen unserer Kunden?
Die aus Pipedrive bekannten Kontaktdaten werden vor jedem Aufruf ersetzt; zusätzlich im Text erkannte Namen ebenfalls. Das Modell arbeitet mit Platzhaltern wie [Person1].
Was passiert, wenn die Pseudonymisierung ausfällt? Es findet kein KI-Aufruf statt — das System ist bewusst so gebaut, dass es in diesem Fall stoppt statt Klartext zu senden.
Können wir die Pseudonymisierung abschalten? Ja, über die Einstellungen. Empfohlen ist das nicht; die datenschutzrechtliche Bewertung einer Deaktivierung liegt bei Ihnen.