Automatisierung

Die Seite Automatisierung gibt Ihnen einen Überblick über alle laufenden Follow-up-Automatisierungen und ermöglicht es, diese manuell zu steuern.

Übersicht

Am oberen Rand der Seite sehen Sie drei Statistik-Karten:

• Aktive Deals — Anzahl der Deals, für die gerade eine Follow-up-Sequenz läuft
• Ausstehende Jobs — Anzahl geplanter, noch nicht ausgeführter Follow-up-Jobs
• Nächster Job — Wann der nächste Follow-up fällig ist (mit Deal-Name). Klicken Sie auf die Karte, um die Details des betroffenen Deals zu öffnen

Die Daten werden automatisch alle 30 Sekunden im Hintergrund aktualisiert.

Filter: Meine / Alle Deals

Über den Toggle Meine / Alle in der Kopfzeile können Sie wählen, welche Deals angezeigt werden:

• Meine (Standard) — Zeigt nur Ihre eigenen Deals, d.h. Deals die Ihrem Benutzer zugeordnet sind
• Alle — Zeigt alle Deals des gesamten Teams/Tenants

Ihre Auswahl wird gespeichert und beim nächsten Besuch der Seite automatisch wiederhergestellt.

tipp

Nutzen Sie den Filter „Meine", um sich auf Ihre eigenen Deals zu konzentrieren und nicht durch die Deals anderer Teammitglieder abgelenkt zu werden.

Deal-Tabelle

Die Tabelle zeigt alle Deals mit aktiver Automatisierung, sortiert nach dem nächsten Nachfass-Zeitpunkt (frühestes zuerst):

Spalte	Beschreibung
Deal	Titel des Pipedrive-Deals
Person	Verknüpfte Kontaktperson
Benutzer	Zugewiesener Benutzer (nur sichtbar im Modus „Alle")
Track	Automatisierungs-Track: Kunde oder Lieferant mit Domain (z.B. „Lieferant (lieferant.de)") — siehe unten
Status	Aktueller Automatisierungsstatus (siehe unten)
Schritt	Aktueller Follow-up-Schritt in der Sequenz
Nächstes Nachfassen	Geplanter Zeitpunkt des nächsten Follow-ups

Dual-Track: Kunde und Lieferant

Ein Deal kann einen Kunden-Track und mehrere Lieferanten-Tracks gleichzeitig haben. Jeder Lieferant wird anhand seiner E-Mail-Domain identifiziert — pro Domain läuft ein unabhängiger Track.

• In der Tabelle kann ein Deal mit mehreren Zeilen erscheinen (eine pro Track)
• Jeder Track hat seinen eigenen Status, Schritt und nächsten Nachfass-Zeitpunkt
• Aktionen wie Stoppen wirken nur auf den jeweiligen Track — die anderen laufen weiter
• Blockieren wirkt auf den gesamten Deal (alle Tracks)
• Lieferanten-Tracks werden in der Track-Spalte mit ihrer Domain angezeigt (z.B. „Lieferant (lieferant.de)")

Der Track wird automatisch bestimmt, basierend auf dem Empfänger der ursprünglichen Aktivität:

• Kunde: Der Empfänger ist die dem Deal zugeordnete Kontaktperson
• Lieferant: Der Empfänger ist eine andere externe Adresse (z.B. ein Lieferant im CC). Der Track wird der Domain des Empfängers zugeordnet (z.B. supplier:lieferant.de)
• Intern: Alle Empfänger-Domains gehören zur eigenen Organisation (→ keine Automatisierung, siehe E-Mail-Blacklist)

E-Mail-Linking mit Pipedrive

Wenn eine Outlook-Verbindung aktiv ist, werden Follow-up-E-Mails automatisch im E-Mail-Tab des Pipedrive-Deals angezeigt. Vita-Drive.Ai nutzt dafür Pipedrive's Smart BCC: Bei jedem Versand wird die deal-spezifische BCC-Adresse automatisch hinzugefügt, sodass Pipedrive die E-Mail dem richtigen Deal zuordnen kann.

hinweis

Dies funktioniert sowohl im Direkt-Versand als auch im Entwurf-Modus (die BCC-Adresse wird dem Entwurf hinzugefügt).

E-Mail-Threading

Follow-up-E-Mails werden automatisch als Antwort auf die letzte E-Mail im Deal versendet (Reply-Threading). So entsteht in Outlook und Pipedrive ein zusammenhängender E-Mail-Verlauf statt einzelner, isolierter Nachrichten. Der Betreff wird automatisch mit „Re:" versehen.

Status-Werte

Status	Bedeutung
Kunde: Nachfassen	Aktivität wurde als Kundenanfrage klassifiziert, Follow-up-Sequenz läuft
Lieferant: Nachfassen	Aktivität wurde als Lieferantenanfrage klassifiziert
Gestoppt	Automatisierung wurde gestoppt (z.B. durch Kundenantwort oder manuell)
Blockiert	Deal wurde dauerhaft von der Automatisierung ausgeschlossen

Aktionen pro Deal

Über das Drei-Punkte-Menü (⋯) am Ende jeder Zeile können Sie:

• Details ansehen — Öffnet ein Seitenpanel mit allen Deal-Informationen und dem Aktivitäts-Verlauf
• Entwurf senden — Nur sichtbar, wenn ein Entwurf bereitliegt (Versandmodus „Als Entwurf erstellen"). Sendet den vorbereiteten Follow-up-Entwurf
• Stoppen — Beendet die laufende Follow-up-Sequenz für diesen Deal. Bereits geplante Jobs werden abgebrochen
• Dauerhaft blockieren — Schließt den Deal dauerhaft von der Automatisierung aus. Der Deal wird nicht mehr automatisch verarbeitet, auch nicht bei zukünftigen Scans

hinweis

Stoppen vs. Blockieren: Wenn Sie einen Deal stoppen, kann er bei einem erneuten Scan wieder aufgenommen werden. Blockieren verhindert dies dauerhaft.

Gestoppte Automatisierung fortsetzen

Wenn eine Automatisierung gestoppt wurde (z.B. durch eine Kundenantwort), haben Sie zwei Möglichkeiten:

Automatisierung neu starten

Ändern Sie das Fälligkeitsdatum der Quell-Aktivität in Pipedrive. Vita-Drive.Ai erkennt die Änderung automatisch und startet die Follow-up-Sequenz ab dem aktuellen Schritt neu — zum von Ihnen gewählten Zeitpunkt.

Typischer Ablauf:

1. Kunde antwortet → Automatisierung stoppt, „VT Bearbeiten"-Aufgabe wird erstellt
2. Sie lesen die Antwort und entscheiden: weiteres Nachfassen nötig
3. Sie setzen das Fälligkeitsdatum der Quell-Aktivität auf den gewünschten Termin
4. Vita-Drive.Ai startet die Sequenz automatisch zu diesem Datum

Automatisierung beendet lassen

Markieren Sie die Quell-Aktivität in Pipedrive als erledigt (done). Die Automatisierung bleibt gestoppt und wird nicht neu gestartet.

tipp

Nutzen Sie das Fälligkeitsdatum der Quell-Aktivität als Steuerungselement: Datum ändern = neu starten, als erledigt markieren = beenden.

Deal-Details

Das Seitenpanel zeigt:

• Zugewiesen an — Der Benutzer, dem der Deal zugeordnet ist
• Kontaktdaten — Person, E-Mail, Firma
• Automatisierungsstatus — Aktueller Status und Schritt
• Zeitpunkte — Nächstes Follow-up und letzte Kundenantwort
• Aktions-Buttons — Entwurf senden, Stoppen, Blockieren

Aktivitäts-Verlauf

Unterhalb der Deal-Informationen sehen Sie eine Timeline aller Automatisierungsaktionen:

Aktion	Beschreibung
Klassifizierung	Die KI hat die Aktivität analysiert und einen Typ zugeordnet (z.B. Kundenanfrage mit Konfidenz)
Follow-up generiert	Eine Follow-up-E-Mail wurde erstellt. Der Betreff wird in der Timeline angezeigt
Follow-up verschoben	Das Follow-up wurde verschoben (z.B. weil ein Entwurf noch nicht gesendet wurde)
Automatisch gestoppt	Die Automatisierung wurde durch das System gestoppt (z.B. Kundenantwort erkannt)
Manuell gestoppt	Ein Benutzer hat die Automatisierung manuell gestoppt
VT erstellt	Eine „VT Bearbeiten"-Aktivität wurde in Pipedrive angelegt. Wenn die Kundenantwort per KI analysiert wurde, enthält die Notiz eine Zusammenfassung der Antwort (in der Sprache des Kunden) sowie ggf. einen vorgeschlagenen Nachfass-Zeitpunkt
Manuell gestartet	Ein Benutzer hat die Automatisierung manuell gestartet
Blockiert	Der Deal wurde dauerhaft blockiert
Entwurf gesendet	Ein vorbereiteter E-Mail-Entwurf wurde versendet
Fehler	Ein Fehler ist aufgetreten (Details werden in rot angezeigt)

Beispiel: VT-Notiz mit KI-Zusammenfassung

Wenn eine Kundenantwort erkannt wird, erstellt Vita-Drive.Ai eine Aufgabe in Pipedrive mit folgender Notiz:

Customer replied: "Re: Angebot Softwarelösung"

Summary: Kunde bittet um mehr Zeit zur Prüfung, erwähnt bevorstehenden Urlaub nächste Woche.

Suggested follow-up: 2026-02-28 (+7 days)

Please review and follow up manually.

Die Zusammenfassung wird in der Sprache des Kunden verfasst. Der vorgeschlagene Nachfass-Zeitpunkt erscheint nur, wenn die KI einen zeitlichen Hinweis in der Antwort erkennt (z.B. „nächste Woche", „Ende des Monats", Urlaubserwähnung).

Manueller Scan

Klicken Sie auf Jetzt scannen, um sofort alle fälligen Pipedrive-Aktivitäten zu prüfen. Normalerweise geschieht dies automatisch über Webhooks und einen Fallback-Scan alle 4 Stunden.

Nach dem Klick öffnet sich ein Fortschrittsdialog, der den aktuellen Stand des Scans anzeigt:

• Fortschrittsbalken mit Angabe „X von Y Aktivitäten verarbeitet"
• Der Scan läuft im Hintergrund weiter — Sie können den Dialog jederzeit schließen
• Nach Abschluss erscheint eine Benachrichtigung mit der Anzahl verarbeiteter Aktivitäten

tipp

Nutzen Sie den manuellen Scan nach der Ersteinrichtung, um vorhandene Aktivitäten zu erfassen.

Deal manuell starten

Klicken Sie auf Manuell starten oberhalb der Deal-Tabelle, um die Automatisierung für einen bestimmten Deal zu starten:

1. Geben Sie die Pipedrive Deal-ID ein (zu finden in der URL des Deals in Pipedrive)
2. Klicken Sie auf Starten

Vita-Drive.Ai startet die Follow-up-Sequenz für den angegebenen Deal, unabhängig von der KI-Klassifizierung.

hinweis

Der manuelle Start überspringt die Klassifizierung. Die Follow-up-Sequenz beginnt direkt bei Schritt 1.