Automatisierung

Die Seite Automatisierung gibt Ihnen einen Überblick über alle laufenden Follow-up-Automatisierungen und ermöglicht es, diese manuell zu steuern.

Übersicht

Am oberen Rand der Seite sehen Sie drei Statistik-Karten:

• Aktive Deals — Anzahl der Deals, für die gerade eine Follow-up-Sequenz läuft
• Ausstehende Jobs — Anzahl geplanter, noch nicht ausgeführter Follow-up-Jobs
• Nächster Job — Wann der nächste Follow-up fällig ist (mit Deal-Name). Klicken Sie auf die Karte, um die Details des betroffenen Deals zu öffnen

Die Daten werden automatisch alle 30 Sekunden im Hintergrund aktualisiert.

Filter: Meine / Alle Deals

Über den Toggle Meine / Alle in der Kopfzeile können Sie wählen, welche Deals angezeigt werden:

• Meine (Standard) — Zeigt nur Ihre eigenen Deals, d.h. Deals die Ihrem Benutzer zugeordnet sind
• Alle — Zeigt alle Deals des gesamten Teams/Tenants

Ihre Auswahl wird gespeichert und beim nächsten Besuch der Seite automatisch wiederhergestellt.

tipp

Nutzen Sie den Filter „Meine", um sich auf Ihre eigenen Deals zu konzentrieren und nicht durch die Deals anderer Teammitglieder abgelenkt zu werden.

Deal-Tabelle

Die Tabelle zeigt alle Deals mit aktiver Automatisierung, sortiert nach dem nächsten Nachfass-Zeitpunkt (frühestes zuerst):

Spalte	Beschreibung
Deal	Titel des Pipedrive-Deals
Person	Verknüpfte Kontaktperson
Benutzer	Zugewiesener Benutzer (nur sichtbar im Modus „Alle")
Track	Automatisierungs-Track: Kunde oder Lieferant mit Domain (z.B. „Lieferant (lieferant.de)") — siehe unten
Status	Aktueller Automatisierungsstatus (siehe unten)
Schritt	Aktueller Follow-up-Schritt in der Sequenz
Nächstes Nachfassen	Geplanter Zeitpunkt des nächsten Follow-ups

Dual-Track: Kunde und Lieferant

Ein Deal kann einen Kunden-Track und mehrere Lieferanten-Tracks gleichzeitig haben. Jeder Lieferant wird anhand seiner E-Mail-Domain identifiziert — pro Domain läuft ein unabhängiger Track.

• In der Tabelle kann ein Deal mit mehreren Zeilen erscheinen (eine pro Track)
• Jeder Track hat seinen eigenen Status, Schritt und nächsten Nachfass-Zeitpunkt
• Aktionen wie Stoppen wirken nur auf den jeweiligen Track — die anderen laufen weiter
• Blockieren wirkt auf den gesamten Deal (alle Tracks)
• Lieferanten-Tracks werden in der Track-Spalte mit ihrer Domain angezeigt (z.B. „Lieferant (lieferant.de)")

Der Track wird automatisch bestimmt, basierend auf dem Empfänger der ursprünglichen Aktivität:

• Kunde: Der Empfänger ist die dem Deal zugeordnete Kontaktperson
• Lieferant: Der Empfänger ist eine andere externe Adresse (z.B. ein Lieferant im CC). Der Track wird der Domain des Empfängers zugeordnet (z.B. supplier:lieferant.de)
• Intern: Alle Empfänger-Domains gehören zur eigenen Organisation (→ keine Automatisierung, siehe E-Mail-Blacklist)

E-Mail-Linking mit Pipedrive

Wenn eine Outlook-Verbindung aktiv ist, werden Follow-up-E-Mails automatisch im E-Mail-Tab des Pipedrive-Deals angezeigt. Vita-Drive.Ai nutzt dafür Pipedrive's Smart BCC: Bei jedem Versand wird die deal-spezifische BCC-Adresse automatisch hinzugefügt, sodass Pipedrive die E-Mail dem richtigen Deal zuordnen kann.

hinweis

Dies funktioniert sowohl im Direkt-Versand als auch im Entwurf-Modus (die BCC-Adresse wird dem Entwurf hinzugefügt).

E-Mail-Threading

Follow-up-E-Mails werden automatisch als Antwort auf die letzte E-Mail im Deal versendet (Reply-Threading). So entsteht in Outlook und Pipedrive ein zusammenhängender E-Mail-Verlauf statt einzelner, isolierter Nachrichten. Der Betreff wird automatisch mit „Re:" versehen.

Status-Werte

Status	Bedeutung
Kunde: Nachfassen	Aktivität wurde als Kundenanfrage klassifiziert, Follow-up-Sequenz läuft
Lieferant: Nachfassen	Aktivität wurde als Lieferantenanfrage klassifiziert
Gestoppt	Automatisierung wurde gestoppt (z.B. durch Kundenantwort oder manuell)
Blockiert	Deal wurde dauerhaft von der Automatisierung ausgeschlossen

Aktionen pro Deal

Über das Drei-Punkte-Menü (⋯) am Ende jeder Zeile können Sie:

• Details ansehen — Öffnet ein Seitenpanel mit allen Deal-Informationen und dem Aktivitäts-Verlauf
• Entwurf senden — Nur sichtbar, wenn ein Entwurf bereitliegt (Versandmodus „Als Entwurf erstellen"). Sendet den vorbereiteten Follow-up-Entwurf
• Stoppen — Beendet die laufende Follow-up-Sequenz für diesen Deal. Bereits geplante Jobs werden abgebrochen
• Dauerhaft blockieren — Schließt den Deal dauerhaft von der Automatisierung aus. Der Deal wird nicht mehr automatisch verarbeitet, auch nicht bei zukünftigen Scans

hinweis

Stoppen vs. Blockieren: Wenn Sie einen Deal stoppen, kann er bei einem erneuten Scan wieder aufgenommen werden. Blockieren verhindert dies dauerhaft.

Auslieferungen: Nachfassen vor dem Termin

Aktivitäten vom Typ Deadline auf einem Lieferanten-Track werden anders behandelt als normale Wiedervorlagen. Das Datum der Aktivität gilt dabei als Liefertermin, und nachgefasst wird davor statt daran.

Der Grund ist einfach: Die Frage „halten Sie den Termin?" ist am Liefertag selbst wertlos.

Wie oft nachgefasst wird, hängt davon ab, wie viel Zeit bis zum Termin bleibt. Erinnert wird 28, 14 und 7 Tage vorher, soweit diese Zeitpunkte noch in der Zukunft liegen:

Zeit bis zum Liefertermin	Erinnerungen	Anzahl
28 Tage oder mehr	28, 14 und 7 Tage vorher	3
14 bis 27 Tage	14 und 7 Tage vorher	2
7 bis 13 Tage	7 Tage vorher	1
3 bis 6 Tage	2 Tage vorher	1
weniger als 3 Tage	sofort	1

Bei einem Termin am 12. Oktober und einer Erfassung im August entstehen die Entwürfe also am 14. September, am 28. September und am 5. Oktober.

hinweis

Der Liefertermin bleibt unverändert. Anders als bei normalen Wiedervorlagen schreibt Vita-Drive.Ai das Datum der Aktivität hier nicht um, weil es die Information ist, aus der sich alle Erinnerungen ergeben.

Termin verschieben

Ändern Sie das Datum der Deadline-Aktivität in Pipedrive, wird die Staffelung neu berechnet. Mehr Zeit bedeutet wieder mehr Erinnerungen, weniger Zeit entsprechend weniger.

Das gilt auch für bereits gestoppte Vorgänge: Ein neues Datum startet die Nachfass-Automatik erneut.

Wenn der Lieferant einen neuen Termin nennt

Antwortet der Lieferant, wird die Automatisierung wie immer gestoppt und ein Vorgangsticket angelegt. Nennt die Antwort ein konkretes neues Datum, steht es in diesem Ticket.

Übernommen wird es nicht automatisch. Wenn es stimmt, setzen Sie das Datum der Auslieferungs-Aktivität darauf, dann richtet sich die Nachfass-Automatik selbst danach.

Wann die Automatisierung von selbst endet

Neben einer Kundenantwort gibt es drei Fälle, in denen ein Vorgang ohne Ihr Zutun endet.

Der Deal wird gewonnen oder verloren

Sobald ein Deal in Pipedrive nicht mehr offen ist, endet die Automatisierung für alle seine Tracks. Das gilt für gewonnene wie für verlorene Deals.

Geprüft wird an zwei Stellen: sofort, wenn Sie den Deal umstellen, und noch einmal unmittelbar bevor ein Follow-up geschrieben wird. Der zweite Punkt greift auch dann, wenn der Deal einer Kollegin oder einem Kollegen gehört, die oder der nicht mit Vita-Drive.Ai verbunden ist.

Wird ein geschlossener Deal wieder geöffnet, läuft die Automatisierung nicht von selbst wieder an. Starten Sie sie bei Bedarf neu, siehe unten.

Nach dem Abschluss weiterarbeiten

Häufig geht die Arbeit nach dem Gewinnen erst richtig los: beim Lieferanten bestellen, den Liefertermin nachhalten, Wochen später beim Kunden nach einer Nachbestellung fragen.

Das funktioniert weiterhin. Entscheidend ist wann die Aktivität angelegt wurde:

• Eine Aktivität, die Sie nach dem Abschluss neu anlegen, startet ihre Automatisierung ganz normal, auch auf einem gewonnenen oder verlorenen Deal.
• Vorgänge, die schon vor dem Abschluss liefen, enden mit dem Abschluss.

vorsicht

Legen Sie dafür eine neue Aktivität an. Eine alte Aktivität nachträglich zu bearbeiten reicht nicht, auch nicht, wenn Sie das Datum ändern.

Der Grund: Vita-Drive.Ai passt Termine bestehender Aktivitäten selbst an, etwa an Ihre Geschäftszeiten. Würde eine solche Änderung als Startsignal zählen, könnte sich das System selbst wieder anwerfen.

Was in der Beschreibung der Aktivität steht, fließt in die E-Mail ein. Schreiben Sie dort zum Beispiel „Kunden fragen, ob er nachbestellen möchte", greift die KI das auf. Dass der Deal bereits abgeschlossen ist, weiß sie dabei und fragt nicht mehr nach der Kaufentscheidung.

Wiederholte Fehler

Schlägt ein Follow-up mehrfach hintereinander dauerhaft fehl, etwa weil die Postfachverbindung nicht mehr gültig ist, wird der Vorgang gestoppt statt endlos wiederholt. Sie finden den Grund im Aktivitäts-Verlauf des Deals.

Lieferant ohne hinterlegten Kontakt

Läuft ein Lieferanten-Track, ohne dass eine Lieferantenadresse bekannt ist, wird keine Mail verschickt. Stattdessen entsteht in Pipedrive eine Aktivität „Prüfen: Lieferanten-Follow-up ohne Empfänger", und der Track wird gestoppt.

Der Grund: Ohne Lieferantenadresse ginge die Mail an den Deal-Kontakt, also an den Kunden. Der Text ist für den Lieferanten geschrieben, liest sich aber unauffällig genug, dass es niemandem auffällt.

Tragen Sie den Lieferanten als Teilnehmer der Aktivität ein, dann läuft der Vorgang wieder an.

Gestoppte Automatisierung fortsetzen

Wenn eine Automatisierung gestoppt wurde (z.B. durch eine Kundenantwort), haben Sie zwei Möglichkeiten:

Automatisierung neu starten

Ändern Sie das Fälligkeitsdatum der Quell-Aktivität in Pipedrive. Vita-Drive.Ai erkennt die Änderung automatisch und startet die Follow-up-Sequenz ab dem aktuellen Schritt neu — zum von Ihnen gewählten Zeitpunkt.

Typischer Ablauf:

1. Kunde antwortet → Automatisierung stoppt, „VT Bearbeiten"-Aufgabe wird erstellt
2. Sie lesen die Antwort und entscheiden: weiteres Nachfassen nötig
3. Sie setzen das Fälligkeitsdatum der Quell-Aktivität auf den gewünschten Termin
4. Vita-Drive.Ai startet die Sequenz automatisch zu diesem Datum

Automatisierung beendet lassen

Markieren Sie die Quell-Aktivität in Pipedrive als erledigt (done). Die Automatisierung bleibt gestoppt und wird nicht neu gestartet.

tipp

Nutzen Sie das Fälligkeitsdatum der Quell-Aktivität als Steuerungselement: Datum ändern = neu starten, als erledigt markieren = beenden.

Deal-Details

Das Seitenpanel zeigt:

• Zugewiesen an — Der Benutzer, dem der Deal zugeordnet ist
• Kontaktdaten — Person, E-Mail, Firma
• Automatisierungsstatus — Aktueller Status und Schritt
• Zeitpunkte — Nächstes Follow-up und letzte Kundenantwort
• Aktions-Buttons — Entwurf senden, Stoppen, Blockieren

Aktivitäts-Verlauf

Unterhalb der Deal-Informationen sehen Sie eine Timeline aller Automatisierungsaktionen:

Aktion	Beschreibung
Klassifizierung	Die KI hat die Aktivität analysiert und einen Typ zugeordnet (z.B. Kundenanfrage mit Konfidenz)
Follow-up generiert	Eine Follow-up-E-Mail wurde erstellt. Der Betreff wird in der Timeline angezeigt
Follow-up verschoben	Das Follow-up wurde verschoben (z.B. weil ein Entwurf noch nicht gesendet wurde)
Automatisch gestoppt	Die Automatisierung wurde durch das System gestoppt (z.B. Kundenantwort erkannt)
Manuell gestoppt	Ein Benutzer hat die Automatisierung manuell gestoppt
VT erstellt	Eine „VT Bearbeiten"-Aktivität wurde in Pipedrive angelegt. Wenn die Kundenantwort per KI analysiert wurde, enthält die Notiz eine Zusammenfassung der Antwort (in der Sprache des Kunden) sowie ggf. einen vorgeschlagenen Nachfass-Zeitpunkt
Manuell gestartet	Ein Benutzer hat die Automatisierung manuell gestartet
Blockiert	Der Deal wurde dauerhaft blockiert
Entwurf gesendet	Ein vorbereiteter E-Mail-Entwurf wurde versendet
Fehler	Ein Fehler ist aufgetreten (Details werden in rot angezeigt)

Beispiel: VT-Notiz mit KI-Zusammenfassung

Wenn eine Kundenantwort erkannt wird, erstellt Vita-Drive.Ai eine Aufgabe in Pipedrive mit folgender Notiz:

Customer replied: "Re: Angebot Softwarelösung"

Summary: Kunde bittet um mehr Zeit zur Prüfung, erwähnt bevorstehenden Urlaub nächste Woche.

Suggested follow-up: 2026-02-28 (+7 days)

Please review and follow up manually.

Die Zusammenfassung wird in der Sprache des Kunden verfasst. Der vorgeschlagene Nachfass-Zeitpunkt erscheint nur, wenn die KI einen zeitlichen Hinweis in der Antwort erkennt (z.B. „nächste Woche", „Ende des Monats", Urlaubserwähnung).

Manueller Scan

Klicken Sie auf Jetzt scannen, um sofort alle fälligen Pipedrive-Aktivitäten zu prüfen. Normalerweise geschieht dies automatisch über Webhooks und einen Fallback-Scan alle 4 Stunden.

Nach dem Klick öffnet sich ein Fortschrittsdialog, der den aktuellen Stand des Scans anzeigt:

• Fortschrittsbalken mit Angabe „X von Y Aktivitäten verarbeitet"
• Der Scan läuft im Hintergrund weiter — Sie können den Dialog jederzeit schließen
• Nach Abschluss erscheint eine Benachrichtigung mit der Anzahl verarbeiteter Aktivitäten

tipp

Nutzen Sie den manuellen Scan nach der Ersteinrichtung, um vorhandene Aktivitäten zu erfassen.

Deal manuell starten

Klicken Sie auf Manuell starten oberhalb der Deal-Tabelle, um die Automatisierung für einen bestimmten Deal zu starten:

1. Geben Sie die Pipedrive Deal-ID ein (zu finden in der URL des Deals in Pipedrive)
2. Klicken Sie auf Starten

Vita-Drive.Ai startet die Follow-up-Sequenz für den angegebenen Deal, unabhängig von der KI-Klassifizierung.

hinweis

Der manuelle Start überspringt die Klassifizierung. Die Follow-up-Sequenz beginnt direkt bei Schritt 1.