E-Mail-Vorlagen
Mit E-Mail-Vorlagen erstellen Sie wiederverwendbare Textbausteine für Ihre Follow-up-E-Mails. Vorlagen können anstelle der KI-Generierung verwendet werden und sind besonders nützlich für standardisierte Prozesse wie Kalt-Akquise oder Nachfass-Sequenzen.
Übersicht
Die Vorlagen-Seite zeigt alle Ihre Vorlagengruppen mit den darin enthaltenen Vorlagen. Gruppen dienen der Organisation — z.B. „Kalt-Akquise", „Bestandskunden" oder „Lieferanten".
Jede Vorlage besteht aus:
- Name — Interner Bezeichner (z.B. „Erstansprache")
- Betreff — Betreffzeile der E-Mail, kann Platzhalter enthalten
- Inhalt — Der E-Mail-Text mit Rich-Text-Formatierung und Platzhaltern
Vorlagengruppen
Gruppe erstellen
- Klicken Sie auf Gruppe erstellen in der Kopfzeile
- Geben Sie einen Gruppennamen ein (z.B. „Kalt-Akquise")
- Klicken Sie auf Gruppe erstellen
Gruppe umbenennen
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) einer Gruppe und wählen Sie Umbenennen.
Gruppe löschen
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) einer Gruppe und wählen Sie Löschen.
Beim Löschen einer Gruppe werden alle enthaltenen Vorlagen ebenfalls gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Gruppen sortieren
Ziehen Sie eine Gruppe am Anfasser (⠿) an die gewünschte Position. Die Reihenfolge wird automatisch gespeichert.
Vorlagen
Vorlage erstellen
- Klicken Sie innerhalb einer Gruppe auf Vorlage hinzufügen
- Geben Sie Name und Betreff ein
- Verfassen Sie den Inhalt im Rich-Text-Editor (Fett, Kursiv, Unterstrichen, Links, Bilder, Farben)
- Klicken Sie auf Vorlage erstellen
Vorlage bearbeiten
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) einer Vorlage und wählen Sie Bearbeiten. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit allen Feldern.
Vorlage löschen
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) einer Vorlage und wählen Sie Löschen.
Vorlagen sortieren
Ziehen Sie eine Vorlage innerhalb ihrer Gruppe am Anfasser (⠿) an die gewünschte Position.
Platzhalter
Platzhalter werden beim Versand automatisch durch die tatsächlichen Deal-Daten ersetzt. Sie können Platzhalter im Betreff und im Inhalt verwenden.
Verfügbare Platzhalter
| Platzhalter | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
[Vorname] | Vorname der Kontaktperson | Max |
[Nachname] | Nachname der Kontaktperson | Mustermann |
[Name] | Vollständiger Name | Max Mustermann |
[Firma] | Name der Organisation | Beispiel GmbH |
[Deal] | Titel des Pipedrive-Deals | Softwarelösung 2026 |
[E-Mail] | E-Mail der Kontaktperson | max@beispiel.de |
[Begrüßung] | KI-generierte Begrüßung (basierend auf Stilprofil) | Guten Tag Herr Mustermann |
[Absender] | Name des Absenders | Anna |
Klicken Sie im Bearbeitungs-Panel auf einen Platzhalter-Badge, um ihn in das Betreff-Feld einzufügen. Im Inhalt können Sie Platzhalter auch manuell eintippen.
Die Platzhalter [Begrüßung] wird von der KI aufgelöst und berücksichtigt Ihr Schreibprofil (Du/Sie, Formalität). Alle anderen Platzhalter werden deterministisch aus den Deal-Daten befüllt.
Vorschau
Über das Drei-Punkte-Menü (⋯) einer Vorlage können Sie eine Vorschau öffnen. Die Vorschau zeigt den Betreff und Inhalt mit aufgelösten Platzhaltern:
- Wenn kein Deal angegeben ist, werden Beispieldaten verwendet (z.B. „Max Mustermann", „Beispiel GmbH")
- KI-gestützte Platzhalter wie
[Begrüßung]werden live aufgelöst
Mandanten zuweisen
Diese Funktion ist nur für Benutzer mit der Rolle Inhaber verfügbar.
Vorlagengruppen können mehreren Mandanten zugewiesen werden. So können Teams dieselben Vorlagen nutzen:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) einer Gruppe
- Wählen Sie Mandanten zuweisen
- Aktivieren Sie die gewünschten Mandanten per Checkbox
- Klicken Sie auf Speichern
Vorlagen in der Follow-up-Sequenz verwenden
Damit Vorlagen für die automatische E-Mail-Generierung verwendet werden, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
- E-Mail-Generierungsmodus muss auf Vorlage stehen (unter Einstellungen > App-Einstellungen > E-Mail-Generierung)
- Pro Schritt muss eine Vorlage zugewiesen sein (unter Einstellungen > Follow-up-Sequenz)
Wenn kein Template für einen Schritt zugewiesen ist, fällt Vita-Drive.Ai automatisch auf die KI-Generierung zurück.
Vorlagen werden beim Erstellen eines Follow-up-Jobs als Snapshot gespeichert. Nachträgliche Änderungen an der Vorlage wirken sich nur auf neue Jobs aus, nicht auf bereits geplante.