Einstellungen

Verwalten Sie Ihre Vita-Drive.Ai-Einstellungen.

Follow-up-Sequenz

Unter Einstellungen > Follow-up-Sequenz konfigurieren Sie die automatischen Nachfass-E-Mails. Jeder Schritt definiert:

• Tage nach vorherigem Schritt — Wie lange Vita-Drive.Ai nach dem letzten Kontakt wartet
• Tonalität — Wählen Sie aus vordefinierten Optionen (Freundlich, Neutral, Direkt, Dringend, Abschluss) oder geben Sie eine benutzerdefinierte Beschreibung ein
• Ziel — Was der Schritt erreichen soll
• Vorlage — Optional eine E-Mail-Vorlage verwenden (Standard: KI-generiert)
• Aktiv — Ob der Schritt aktiv ist

Klicken Sie auf Sequenz speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Schritte hinzufügen und entfernen

Sie können Ihre Sequenz dynamisch anpassen — von 1 bis maximal 20 Schritte:

• Schritt hinzufügen: Klicken Sie auf + Schritt hinzufügen unterhalb der bestehenden Schritte. Der neue Schritt wird mit Standardwerten angelegt (4 Tage, Freundlich, KI-generiert, aktiv).
• Schritt löschen: Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol im jeweiligen Schritt. Nach einer Bestätigung wird der Schritt entfernt und die verbleibenden Schritte automatisch neu nummeriert.

hinweis

Es muss immer mindestens 1 Schritt vorhanden sein. Der letzte Schritt kann nicht gelöscht werden.

Verhalten inaktiver Schritte

Inaktive Schritte werden komplett übersprungen. Die Wartezeit des nächsten aktiven Schritts beginnt ab dem Trigger-Ereignis bzw. dem vorherigen aktiven Schritt — die Tage inaktiver Schritte werden nicht aufaddiert.

Beispiel 1: Alle Schritte aktiv

Schritt	Tage	Aktiv	Versand
1	4	Ja	Tag 4
2	3	Ja	Tag 7
3	5	Ja	Tag 12

Beispiel 2: Schritt 1 inaktiv

Schritt	Tage	Aktiv	Versand
1	4	Nein	— (übersprungen)
2	3	Ja	Tag 3 (nicht Tag 7!)
3	5	Ja	Tag 8

Da Schritt 1 übersprungen wird, startet Schritt 2 direkt ab dem Trigger-Ereignis (Tag 0). Die 4 Tage von Schritt 1 fließen nicht ein.

Beispiel 3: Schritt 2 inaktiv

Schritt	Tage	Aktiv	Versand
1	4	Ja	Tag 4
2	3	Nein	— (übersprungen)
3	5	Ja	Tag 9 (4+5, nicht 4+3+5)

Schritt 3 wartet 5 Tage nach Schritt 1 (dem letzten aktiven Schritt), nicht nach dem übersprungenen Schritt 2.

hinweis

Wenn alle Schritte inaktiv sind, kann keine Follow-up-Automatisierung gestartet werden.

Benutzer-Einstellungen

Unter Einstellungen > Benutzer-Einstellungen konfigurieren Sie Ihre persönlichen Versand- und Anhangsoptionen für die Follow-up-Automatisierung.

info

Diese Einstellungen gelten pro Mandant. Wenn Sie zwischen Mandanten wechseln, werden die jeweiligen Einstellungen des gewählten Mandanten geladen. Passen Sie die Einstellungen bei Bedarf für jeden Mandanten separat an.

E-Mail-Versand

Versandmodus (email_send_mode):

• Als Entwurf erstellen (draft, Standard): Die E-Mail wird als Entwurf in Ihrem Outlook-Postfach erstellt. Sie können sie vor dem Versand noch überprüfen und anpassen
• Direkt senden (send): Die E-Mail wird sofort gesendet, ohne dass ein Entwurf erstellt wird

Pipedrive-Aktivität erstellen (create_activity_on_email_send):

• Standard: Nein
• Wenn aktiviert, wird bei jedem E-Mail-Versand automatisch eine Aktivität im zugehörigen Pipedrive-Deal erstellt
• Nützlich für die Nachverfolgung und Dokumentation der Kommunikation

KI-Kontext für E-Mail-Generierung

Kontextquelle (email_generation_context):

• E-Mail-Verlauf (email_history, Standard): Die KI erhält den bisherigen E-Mail-Verlauf des Deals als Kontext für die Generierung der Follow-up-E-Mail
• Aktivitäts-Notiz (activity_note): Die KI erhält die Notiz der auslösenden Aktivität (z.B. eine Pipedrive-Aktivitätsnotiz) als Kontext
• Beides kombiniert (both): Die KI erhält sowohl die Aktivitäts-Notiz als auch den E-Mail-Verlauf als Kontext

Wann welchen Modus verwenden?

• E-Mail-Verlauf eignet sich, wenn Ihre Follow-ups hauptsächlich auf der bisherigen E-Mail-Kommunikation basieren sollen
• Aktivitäts-Notiz ist nützlich, wenn Sie spezifische Informationen aus einer Aktivität (z.B. Gesprächsnotizen) in die Follow-up-E-Mail einfließen lassen möchten
• Beides kombiniert bietet den umfassendsten Kontext — die KI kann sowohl auf die Aktivitätsdetails als auch auf den Kommunikationsverlauf zugreifen

Draft-Aufräumung (nur sichtbar im Modus „Als Entwurf erstellen"):

Wenn der Versandmodus auf Als Entwurf erstellen eingestellt ist, erscheinen zusätzliche Optionen zur automatischen Aufräumung alter Entwürfe:

• Automatisches Aufräumen alter Drafts (draft_auto_cleanup_enabled): Standard Nein. Wenn aktiviert, werden nicht gesendete Entwürfe nach Ablauf der konfigurierten Frist automatisch bereinigt
• Nach X Tagen (draft_max_age_days): Standard 7 Tage (1–365). Entwürfe, die älter als dieser Wert sind, werden beim nächsten Prüflauf aufgeräumt
• Draft auch aus E-Mail-Konto entfernen (draft_cleanup_delete_from_provider): Standard Nein. Wenn aktiviert, wird der Entwurf auch aus dem Outlook-Postfach gelöscht. Andernfalls wird nur die Automation fortgesetzt (der Entwurf bleibt in Outlook erhalten)

hinweis

Die Aufräumung wird alle 30 Minuten automatisch geprüft. Die Follow-up-Sequenz setzt nach dem Aufräumen mit dem nächsten Schritt fort.

Anhänge

Anhang-Modus (attachment_mode):

• Keine Anhänge (none): Es werden keine Dateien angehängt
• Alle Deal-Dateien (all): Alle im Pipedrive-Deal hinterlegten Dateien werden angehängt
• Nur neueste Datei (newest, Standard): Nur die zuletzt hochgeladene Datei wird angehängt
• Anhänge der ersten E-Mail (first_email): Nur Dateien, die an der ersten versendeten E-Mail des Deals hängen (z.B. das Kundenangebot). Wenn keine gesendete E-Mail gefunden wird oder diese keine Anhänge hat, werden keine Dateien angehängt — es gibt keinen Fallback auf den Dateicontainer

Wann „Erste E-Mail" verwenden?

Der Pipedrive-Dateicontainer eines Deals enthält oft gemischte Dokumente — Kundenangebote, Lieferantenangebote, interne Notizen. Der Modus first_email stellt sicher, dass nur die Anhänge der ersten versendeten E-Mail (typischerweise das Kundenangebot) mitgesendet werden. In Kombination mit dem Stichwort-Filter erhalten Sie eine doppelte Sicherheitsschicht gegen versehentlich angehängte Dokumente.

Dateifilter (attachment_file_filter):

• Standard: ["*.pdf"]
• Glob-Muster, um die angehängten Dateien nach Typ zu filtern
• Beispiele: *.pdf, *.docx, Angebot_*
• Leere Liste = alle Dateitypen erlaubt
• Nur sichtbar wenn Anhang-Modus nicht „Keine Anhänge" ist

Stichwort-Filter (attachment_name_keywords):

• Standard: leer (kein Filter)
• Nur Dateien, deren Name mindestens eines der Stichwörter enthält, werden angehängt
• Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert (z.B. „Angebot" findet auch „angebot_2024.pdf")
• Leere Liste = kein Stichwort-Filter (alle Dateinamen erlaubt)
• Wird nach dem Dateifilter angewendet — beide Filter müssen zutreffen
• Nur sichtbar wenn Anhang-Modus nicht „Keine Anhänge" ist

Anhänge in Schritten (attachment_steps):

• Alle Schritte (all, Standard): Anhänge werden in jedem Follow-up-Schritt mitgesendet
• Nur erster Schritt (first): Anhänge nur im ersten Follow-up
• Bestimmte Schritte (z.B. [1,3]): Anhänge nur in den ausgewählten Schritten
• Nur sichtbar wenn Anhang-Modus nicht „Keine Anhänge" ist

E-Mail-Signatur

Signatur-Modus (signature_mode):

• Extern (external, Standard): Verwenden Sie diesen Modus, wenn Ihre Signatur von einem externen Dienst (z.B. Exclaimer, CodeTwo) automatisch angehängt wird. Vita-Drive.Ai fügt keine Signatur hinzu
• Manuell (manual): Konfigurieren Sie Ihre Signatur direkt in Vita-Drive.Ai. Die Signatur wird automatisch an jede generierte Follow-up-E-Mail angehängt

Im Modus Manuell stehen zwei Bearbeitungsmodi zur Verfügung:

Visual-Tab: Ein WYSIWYG-Editor für einfache Signaturen. Unterstützt Formatierungen wie Fett, Kursiv, Links und Bilder — ideal für Signaturen ohne aufwändiges Layout.

HTML-Tab: Eine Textarea für HTML-Code mit Live-Vorschau. Geeignet für komplexe Signaturen mit Tabellen, Inline-Styles oder mehrspaltigem Layout.

Signatur aus Outlook übernehmen

Öffnen Sie in Outlook Ihre Signatur-Einstellungen, kopieren Sie die Signatur, und fügen Sie den HTML-Code im HTML-Tab ein. So bleibt das Layout (Tabellen, Logos, Farben) vollständig erhalten.

Vorgangstickets (VT)

Vorgangstickets bei Antwort (enable_vt_on_inbound_reply):

• Standardmäßig deaktiviert
• Wenn aktiv, erstellt Vita-Drive.Ai automatisch eine „VT Bearbeiten"-Aktivität in Pipedrive, sobald eine echte Kundenantwort erkannt wird
• Die Automation wird unabhängig von dieser Einstellung bei einer Antwort gestoppt
• Die Aktivität enthält eine Zusammenfassung der Antwort und einen vorgeschlagenen Nachfassungstermin

App-Einstellungen

Unter Einstellungen > App-Einstellungen finden Sie globale Konfigurationsoptionen für Ihre Organisation.

KI-Konfiguration

KI-Anbieter (ai_provider):

• 3 unterstützte Anbieter: Anthropic, OpenAI, Google Gemini
• Standard: Anthropic
• Bestimmt, welche API für E-Mail-Generierung, Klassifizierung und Stilanalyse verwendet wird

KI-Modell (ai_model):

• Die verfügbaren Modelle werden automatisch vom gewählten Anbieter geladen
• Unterschiede: Geschwindigkeit, Qualität, Kosten
• Links zu den Modell-Übersichten der Anbieter:
  • Anthropic
  • OpenAI
  • Google Gemini

KI API-Schlüssel (ai_api_key):

• Eigener API-Schlüssel des Mandanten (überschreibt ggf. systemweiten Schlüssel)
• Wird verschlüsselt gespeichert
• Benötigt für den gewählten Anbieter (Anthropic/OpenAI/Google API Key)
• Hinweis: Kann im KI-Credits-Banner oben auf der Seite geprüft werden (Status: ok / ungültig / Rate-Limit etc.)

Geschäftszeiten

Beginn / Ende:

• Beide Zeiten werden in einer Zeile als Zeitspanne konfiguriert (z.B. 09:00 – 17:00)
• Format: HH:MM (24-Stunden-Format)
• Zeitzone: Konfigurierbar über Dropdown (Standard: Europe/Berlin)
• Standard: 09:00–17:00
• Das Ende muss nach dem Start liegen
• Hinweis: Wird 00:00 als Ende eingegeben, wird automatisch 23:59 gespeichert

Nur Werktage (business_days_only):

• Standard: Ja (Mo–Fr)
• Die konfigurierten Tage (z.B. +5) werden als Kalendertage addiert. Fällt das Ergebnis auf ein Wochenende, wird es automatisch auf den nächsten Montag verschoben
• Beispiel: Aktivität am Mittwoch + 5 Tage = Montag (kein Wochenendversand). Aktivität am Donnerstag + 3 Tage = Sonntag → verschoben auf Montag

Zeitzone (timezone):

• Standard: Europe/Berlin
• Bestimmt, in welcher Zeitzone die Geschäftszeiten interpretiert werden
• Beispiel: Bei Zeitzone "Europe/London" und Start 09:00 werden E-Mails ab 09:00 Londoner Zeit gesendet

Verhalten außerhalb der Geschäftszeiten:

• Follow-up-E-Mails werden niemals außerhalb der Geschäftszeiten gesendet
• Wenn ein Follow-up fällig wird (z.B. Freitag 18:00), wird es automatisch auf den nächsten Geschäftszeitpunkt verschoben (z.B. Montag 09:00 + zufällige Verzögerung)
• Die zufällige Verzögerung (0–120 Min.) verhindert, dass alle E-Mails gleichzeitig um 09:00 rausgehen
• Eingehende E-Mails werden weiterhin verarbeitet (Posteingang-Abruf läuft unabhängig)

Klassifizierungsschwelle

Wert (classification_threshold): 0 – 100 %

• Standard: 60 % (empfohlen)
• Die KI klassifiziert eingehende Aktivitäten mit einem Konfidenzwert
• Nur wenn die Konfidenz ≥ Schwelle → wird die Follow-up-Automatisierung gestartet
• Niedriger Wert (z.B. 30 %): Mehr Automatisierungen, aber höheres Risiko von Fehlklassifizierungen
• Hoher Wert (z.B. 90 %): Weniger Automatisierungen, dafür präziser
• Empfehlung: 60 % als Startpunkt, bei Bedarf anpassen

E-Mail-Generierung

Modus (email_generation_mode):

• KI-gestützt (ai, Standard): Die KI nutzt das Stilprofil, Deal-Kontext und die Sequenz-Einstellungen (Tonalität, Ziel) um personalisierte Follow-up-E-Mails zu generieren
• Vorlage (template): E-Mails werden anhand konfigurierter Vorlagen erstellt. Voraussetzung: Mindestens eine Vorlagengruppe muss vorhanden sein. Vorlagen können unter Follow-up-Sequenz pro Schritt zugewiesen werden. Wenn für einen Schritt keine Vorlage zugewiesen ist, fällt Vita-Drive.Ai automatisch auf die KI-Generierung zurück — auch im Vorlagen-Modus

Stilprofil E-Mail-Anzahl (style_profile_email_count):

• Standard: 80
• Bestimmt, wie viele Ihrer gesendeten E-Mails (aus Pipedrive) für die Stilanalyse herangezogen werden
• Die KI analysiert diese E-Mails, um Ihren persönlichen Schreibstil zu erkennen (Grußformeln, Formalität, Tonalität, Sprache, Du/Sie)
• Höherer Wert = genaueres Stilprofil, aber langsamere Analyse
• Das Stilprofil wird einmalig generiert und in Ihrem Benutzerprofil gespeichert

System

Letzter Posteingang-Abruf (last_inbox_poll_at):

• Nur-Lese-Anzeige (kann nicht bearbeitet werden)
• Zeigt den Zeitpunkt des letzten automatischen Abrufs neuer E-Mails aus Pipedrive
• Wird alle 2 Minuten automatisch aktualisiert
• Nützlich zur Kontrolle, ob das System aktiv arbeitet

E-Mail-Blacklist

Unter Einstellungen > E-Mail-Blacklist verwalten Sie blockierte E-Mail-Adressen. E-Mails von blockierten Absendern werden von Vita-Drive.Ai ignoriert.

• Klicken Sie auf E-Mail blockieren, um eine Adresse hinzuzufügen
• Optional können Sie einen Grund angeben
• Klicken Sie auf Löschen, um eine Adresse wieder freizugeben

Wirkungsweise

Eingehende E-Mails von blockierten Adressen werden bei der Verarbeitung ignoriert — sie werden weder klassifiziert noch lösen sie einen Follow-up-Stopp aus.

hinweis

Bereits laufende Follow-up-Sequenzen für Deals mit einer blockierten E-Mail-Adresse werden nicht automatisch gestoppt. Die Blacklist wirkt nur auf neue eingehende E-Mails.

Interne Aktivitäten-Erkennung

Die E-Mail-Domains der Blacklist werden zusätzlich zur automatischen Erkennung interner Aktivitäten verwendet. Wenn eine Pipedrive-Aktivität nur Teilnehmer enthält, deren E-Mail-Domains mit den blockierten Domains übereinstimmen, wird die Aktivität als intern klassifiziert und löst keine Automatisierung aus.

Beispiel: Ihre Blacklist enthält noreply@firma.de. Damit ist die Domain firma.de als interne Domain bekannt. Eine Aktivität mit den Teilnehmern max@firma.de und anna@firma.de wird automatisch als intern erkannt — kein Follow-up wird gestartet.

tipp

Stellen Sie sicher, dass mindestens eine E-Mail-Adresse Ihrer eigenen Domain in der Blacklist steht (z.B. noreply@ihrefirma.de). So werden interne Abstimmungen automatisch von der Automatisierung ausgeschlossen.

Typische Anwendungsfälle

• Abwesenheitsnotizen — Automatische „Out of Office"-Antworten, die sonst fälschlicherweise als echte Antwort klassifiziert werden könnten
• Verteilerlisten / Newsletter — Adressen, die regelmäßig E-Mails senden, aber keine relevanten Antworten darstellen
• No-Reply-Adressen — Systembenachrichtigungen (z.B. noreply@example.com)
• Interne Domains — Eine Adresse Ihrer eigenen Domain (z.B. noreply@ihrefirma.de) aktiviert die automatische Erkennung interner Aktivitäten